Gestionar Datos Vs Gestionar Documentos

Históricamente nuestros sistemas informáticos y administrativos se basan en el tratamiento de datos. De forma que aunque la gestión está basada realmente en documentos (Albaranes, facturas, impresos, impuestos, firmas, etc.) , nuestros procesos administrativos tradicionales se encargan de resumir y traducir a datos de manera manual la información de estos documentos, procesarlos, contabilizarlos y archivar los documentos reales.

Este sistema tradicional hace que aproximadamente un 8% de los ingresos de una empresa se dediquen a producir, gestionar, archivar y distribuir documentos. Pero hay datos aún más graves como el hecho de que esta situación de no sólo no se está corrigiendo, sino que sigue creciendo a tasas superiores a un 20%, es decir que de momento no sólo no se reduce el papel en las empresas sino que, por el momento, crece más de un 20% anual. También es de destacar que más de un 20% de los documentos en papel están perdidos o mal clasificados y que un empleado administrativo medio dedica al año más de 320 horas (Un 20% de su tiempo) en buscar, fotocopiar, imprimir y repartir documentos.

Para todos estos problemas la tecnología nos aporta la solución: La Gestión Documental.

La gestión documental se encarga de dar solución a todos estos problemas y aporta grandes ventajas a la empresa de hoy en día.

Las principales ventajas que podemos obtener de la utilización de las tecnologías de Gestión Documental son:

• Disminución de los costes administrativos de la gestión de los documentos. El documento se digitaliza una vez y a partir de ahí todo lo que tengamos que hacer con él, será en modo digital y no requerirá de la presencia física del documento.

• Disminución de los costes de uso en el sentido en que su recuperación será inmediata y segura frente al lo costoso del modelo tradicional de levántate, vete al archivo, búscalo, fotocópialo y vuélvelo a archivar.

• Seguridad en el manejo de los documentos. No se quedará la copia del original en la fotocopiadora y además podemos hacer tantas "llaves" del archivo como queramos y cada una abrirá los documentos que cada usuario pueda ver (LOPD).

• Mejora de la gestión. Dispondremos de la información cada vez que la necesitemos y de forma inmediata.

• Posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier punto que tenga una conexión a internet.

Ya es posible que a la vez que consultas un extracto en contabilidad dispongas de forma inmediata del documento que ha generado ese hecho contable (Con firmas, sellos y todo lo que tenga el documento)

La aplicación de esta tecnología hace empresas y organizaciones más rentables, más eficientes y más seguras.

¡Que viene el CLOUD COMPUTING!

Hata  ahora las cosas estaban claras. Las empresas u organizaciónes tenían su centro propio centro de proceso de datos, donde tenía sus servidores, sus sistemas operativos, sus aplicaciones y todos los recursos físicos y humanos para que todo funcionara correctamente.

Con la aparición de las tecnologías CLOUD COMPUTING las cosas van a cambiar y las empresas y organizaciones van a variar en su forma de acometer los cambios tecnológicos necesarios para potenciar su competitividad.

Por simplificar el término, podríamos decir que las tecnologías CLOUD COMPUTING lo que permiten es el OUTSOURCING tecnológico llevado a la máxima expresión. En el fondo es algo como decir, yo siempre tengo toda la tecnología  en perfecto funcionamiento, centro mi foco en lo que es mi negocio y le pago a alguien para que se ocupe de todo lo necesario desde el punto de vista técnico.


Algunas de las ventajas que aporta este tipo de sistemas son:

• No tengo que invertir en servidores y demás infraestructura
• Cambio inversion por gasto
• Los gastos de mantenimiento del sistema son fijos y previsibles (Sin sorpresas)
• No tengo por qué tener personal tecnológico especializado en mi  empresa
• Elimino una serie de costes que forman parte del coste de propiedad y que cada vez son más relevantes: Espacio, energía, refrigeración, ancho de banda, networking, sistemas de copias, etc.
• Flexibilidad e inmediatez a la hora de implantar nuevas soluciones
• Lo único que necesito para poner un cambio tecnológico en marcha es una conexión a internet y un PC, todo lo demás me lo aporta mi proveedor de soluciones CLOUD COMPUTING

Además otra de las ventajas de esta tecnología es que no es incompatible con la filosofía anterior ni es de ruptura, es decir, podemos aprovechar esta nueva forma de crecimiento tecnológico de forma total o parcial y de forma escalonada. Puedo tener un MIX de soluciones convencionales y soluciones CLOUD COMPUTING sin que esto perjudique la eficacia y eficiencia de mi solución tecnológica.

Por ejemplo, una manera sencilla de empezar que están poniendo en práctica algunas organizaciones es sacar de su centro de cálculo todo lo referencte a correo electrónico, sistemas antivirus, sistemas antisSPAM, etc , con lo que  dejan de preocuparse de todo lo que afecta a esta parte imprescindible y tediosa en sus empresas sin que pierdan ninguna de las ventajas que hasta el  momento tenían en cuanto a disponibilidad, gestión, independencia, confidencialidad, etc.

Internet: Estar tiene un coste calculable, no estar tiene un coste INCALCULABLE

Yo creo que ya a estas alturas de partido nadie duda de que sea internet el campo donde se “juega” en esta sociedad de la información en la que nos toca vivir.

La evolución del fenómeno de internet es difícil de planificar, porque sus crecimientos son exponenciales y además se realimenta de esos mismos crecimientos para seguir avanzando cada día más rápidamente. Si a esto le añadimos que las personas que se están incorporando al mercado de trabajo y van a tener capacidad de consumo y de toma de decisiones empresariales próximamente forman parte de la generación “del mando a distancia, el móvil y el PC” y que tienen totalmente interiorizado el uso de las nuevas tecnologías como algo natural, el diagnóstico está claro, o nuestras empresas están bien representadas en internet y dedican recursos de forma seria y sostenida a esta faceta de la empresa, o no tienen ningún futuro.

Mientras escribía este artículo me he entretenido en hacer algunas consultas en GOOGLE para aportar algún orden de magnitud al lector. Tecleando el nombre de mi empresa “almerimatik” aparecen 3.340 entradas. Tecleando “HP” (Como siglas de Hewlett Packard, el líder mundial en sistemas informáticos) aparecen 396.000.000 entradas.

Yo creo que no tardando mucho una empresa valdrá lo que su valga su presencia, visibilidad y reputación en Internet. No creo que tardemos mucho en disponer de mecanismos de medida certificados que nos aporten el valor en términos de internet de nuestra empresa y deberemos de contabilizarlo en nuestros balances, ya que será el activo más representativo del valor de la compañía.

La regla de 75/75 en el mundo de los datos informáticos de las empresas y organizaciones

Está generalmente aceptado en el mundo de las Tecnologías de la Información que el 75% del valor de una empresa está en sus datos, o dicho de otra manera, que si una empresa pierde sus datos, pierde el 75% de su valor. También está ampliamente aceptado que las empresas que pierden una parte importante de sus datos no suelen aguantar más de 18 meses antes de cerrar definitivamente.

Las empresas tenemos la obligación de velar por la seguridad de los datos que manejamos. Por un lado por lo que afecta al valor y a la continuidad de nuestra organización y por otro, porque así lo obliga la Ley de Protección de Datos que es una Ley a la que no se le ha prestado la atención que merece y que poco a poco irá tomando su lugar entre nosotros a base de multas. Hace algún tiempo asistí a una charla sobre estos temas y me llamó la atención una afirmación que decía algo así como: “Dentro de algunos años las empresas se tendrán que preocupar más por la Agencia de Protección de Datos que por la Agencia Tributaria”.

Como todos sabemos, lo mejor para no tenernos que PREOCUPAR es OCUPARNOS PREVIAMENTE.

Hoy en día Internet nos aporta una magnífica oportunidad para OCUPARNOS de estos temas y no tener que PREOCUPARNOS en un futuro.

Una empresa puede garantizar sus DATOS CLAVE, asegurar y automatizar sus sistemas de copia por menos de lo que vale una café al día.

Los datos se pueden deteriorar o perder por multitud de causas: Robos, incendios, inundaciones, cortes de servicio eléctrico, averías en los equipos informáticos, virus, errores del personal, actitudes malintencionadas de las personas que trabajan diariamente con ellos, venganzas, etc.

Estos nuevos sistemas disponen de toda la tecnología en seguridad de datos y encriptación de los mismos y permiten asegurar que los datos que se almacenan fuera de tu empresa sólo pueden ser accedidos por ti o por las personas a las que tú autorices.

Además este tipo de servicio/sistema permite una implantación inmediata y sin inversión inicial.

Protegernos frente a la pérdida de datos es protegernos frente a uno de los riesgos más graves y más generalizados en nuestras empresas y organizaciones.

Almerimatik ha desarrollado el sistema E-COPIA que permite llevar a cabo estos procesos de copia con rapidez, comodidad, seguridad y prácticamente sin coste para la empresa.

Una vez más los bancos nos pasan sus problemas y nos toman por tontos

Hace algún tiempo todos los bancos están cambiando sus tarjetas VISA por nuevas tarjetas con CHIP. Su explicación es que "se preocupan por nuestra seguridad", pero una vez más esto es una tomadura de pelo. Este cambio no obedece  al  loable espíritu de mejorar nuestra seguridad, es más, empeora nuestra seguridad de forma alarmante y nos obliga a teclear el PIN de nuestra  tajeta de crédito delante de todo el mundo (En el supermercado, en la peluquería, en la gasolinera, en el restaurante, etc.  y sin ningún tipo de mecanismo de confidencialidad). Obviamente esto no es para favorecer al cliente sino para perjudicarle GRAVEMENTE. Su único objetivo es pasarnos el problema y que a aprtir de ahora cuando nos roben la tarjeta y  el ladrón pague tecleando el PIN que nos han visto teclear en cualquier comercio, o  vayan al cajero y saquen dinero de nuestra cuenta con el mismo PIN, el banco y VISA se quitarán  del medio y no tendrán que hacer estudios caligráficos ni nada parecido. Su argumento estará claro, si se ha tecleado su PIN en el TPV, como sólo lo sabe Ud., ha sido Ud. quien lo ha tecleado. ¡Absolutamente impresentable!.

Deberíamos hacer algo, ya que encima de asarnos a comisiones nos exponen a un grave riesgo de ser robados (Sutil o violentamente) porque a partir de ahora cada vez que paguemos con nuestra tarjeta VISA estamos dando "un cheque en blanco" al dependiente o dependienta que nos pone el TPV para que tecleemos nuestro PIN delante suyo. ¡INDECENTE!