Gestionar Datos Vs Gestionar Documentos

Históricamente nuestros sistemas informáticos y administrativos se basan en el tratamiento de datos. De forma que aunque la gestión está basada realmente en documentos (Albaranes, facturas, impresos, impuestos, firmas, etc.) , nuestros procesos administrativos tradicionales se encargan de resumir y traducir a datos de manera manual la información de estos documentos, procesarlos, contabilizarlos y archivar los documentos reales.

Este sistema tradicional hace que aproximadamente un 8% de los ingresos de una empresa se dediquen a producir, gestionar, archivar y distribuir documentos. Pero hay datos aún más graves como el hecho de que esta situación de no sólo no se está corrigiendo, sino que sigue creciendo a tasas superiores a un 20%, es decir que de momento no sólo no se reduce el papel en las empresas sino que, por el momento, crece más de un 20% anual. También es de destacar que más de un 20% de los documentos en papel están perdidos o mal clasificados y que un empleado administrativo medio dedica al año más de 320 horas (Un 20% de su tiempo) en buscar, fotocopiar, imprimir y repartir documentos.

Para todos estos problemas la tecnología nos aporta la solución: La Gestión Documental.

La gestión documental se encarga de dar solución a todos estos problemas y aporta grandes ventajas a la empresa de hoy en día.

Las principales ventajas que podemos obtener de la utilización de las tecnologías de Gestión Documental son:

• Disminución de los costes administrativos de la gestión de los documentos. El documento se digitaliza una vez y a partir de ahí todo lo que tengamos que hacer con él, será en modo digital y no requerirá de la presencia física del documento.

• Disminución de los costes de uso en el sentido en que su recuperación será inmediata y segura frente al lo costoso del modelo tradicional de levántate, vete al archivo, búscalo, fotocópialo y vuélvelo a archivar.

• Seguridad en el manejo de los documentos. No se quedará la copia del original en la fotocopiadora y además podemos hacer tantas "llaves" del archivo como queramos y cada una abrirá los documentos que cada usuario pueda ver (LOPD).

• Mejora de la gestión. Dispondremos de la información cada vez que la necesitemos y de forma inmediata.

• Posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier punto que tenga una conexión a internet.

Ya es posible que a la vez que consultas un extracto en contabilidad dispongas de forma inmediata del documento que ha generado ese hecho contable (Con firmas, sellos y todo lo que tenga el documento)

La aplicación de esta tecnología hace empresas y organizaciones más rentables, más eficientes y más seguras.